Privacybeleid

1. Toepassingsgebied en juridisch kader

Dit Privacybeleid legt uit hoe PlanEvents persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart, verstrekt en anderszins verwerkt in verband met de website, applicatie, marktplaats, het professionele portaal en aanverwante diensten die via planevents.eu beschikbaar zijn.

PlanEvents is een handelsnaam van BrandLabel Agency, een zelfstandige onderneming gevestigd aan de Marjoleinstraat, 1120 Brussel, België, ingeschreven voor btw onder nummer BE1040366570. Voor Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016, de Algemene Verordening Gegevensbescherming of ‘AVG’, is BrandLabel Agency de verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit beleid beschreven persoonsgegevens.

De verwerking valt hoofdzakelijk onder Verordening (EU) 2016/679, in het bijzonder de artikelen 5, 6, 12 tot en met 14, 15 tot en met 22, 25, 28, 32, 33 en 34 en hoofdstuk V. Ook de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en overige toepasselijke Belgische en Europese wetgeving zijn van toepassing. (EUR-Lex)

Dit beleid geldt voor Klanten die evenementaanvragen maken, Professionals die zich voor marktplaatskansen registreren, vertegenwoordigers van ondernemingen, bezoekers, personen die PlanEvents contacteren en iedere andere identificeerbare natuurlijke persoon van wie gegevens via het Platform worden verwerkt.

Het vervangt niet de Algemene Voorwaarden, Professionele of Marktplaatsvoorwaarden, het Cookiebeleid of het Terugbetalingsbeleid van PlanEvents. Die documenten regelen andere contractuele en technische aspecten.

2. Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is: BrandLabel Agency PlanEvents Rue de la Marjolaine 1120 Brussel België Btw: BE1040366570 E-mail: support@planevents.eu

PlanEvents heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Vragen over privacy, persoonsgegevens of de uitoefening van AVG-rechten kunnen naar bovenstaand e-mailadres worden gestuurd.

3. Definities

‘Persoonsgegevens’ heeft de betekenis van artikel 4(1) AVG: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. ‘Verwerking’ heeft de betekenis van artikel 4(2) en omvat onder meer verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, aanpassen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, doorzenden, beperken, anonimiseren en wissen.

Een ‘Klant’ is een geregistreerde gebruiker die via PlanEvents een evenementaanvraag maakt of beheert. Een ‘Professional’ is een geregistreerde professionele gebruiker wiens bedrijfsprofiel ter verificatie is ingediend en die na goedkeuring kansen kan bekijken die aansluiten bij de opgegeven diensten en geografische dekking.

Een ‘evenementaanvraag’ is informatie van een Klant over een evenement waarvoor die relevante professionals wil vinden of contacteren. Een ‘lead’ of ‘kans’ is zo’n aanvraag die, onder toepasselijke matchingvoorwaarden, aan één of meer goedgekeurde Professionals beschikbaar wordt gesteld.

Een ‘verwerker’ verwerkt persoonsgegevens namens PlanEvents in de zin van artikel 4(8). Een ‘ontvanger’ is een natuurlijke of rechtspersoon aan wie gegevens worden verstrekt in de zin van artikel 4(9).

4. Beginselen inzake gegevensbescherming

PlanEvents verwerkt persoonsgegevens volgens artikel 5 AVG: rechtmatig, behoorlijk en transparant; voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen; toereikend, ter zake dienend, juist en beperkt tot wat nodig is. Identificeerbare gegevens worden, behoudens wettelijke bewaarplichten, niet langer bewaard dan nodig en worden beschermd tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking en onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

PlanEvents past gegevensbescherming door ontwerp en standaardinstellingen volgens artikel 25 toe via beperkte marktplaatsinformatie, redactie vóór aankoop, verstrekking alleen aan geschikte Professionals, rolgebaseerde toegang, privéopslag en ondertekende links voor gevoelig bewijs, bewaartermijnen en passende verwijdering of anonimisering. (EUR-Lex)

5. Rechtsgronden voor verwerking

De rechtsgrond hangt af van doel en context. Verwerking voor het maken en beheren van een account, leveren van het Platform, behandelen van aanvragen, exploiteren van de marktplaats, leveren van gekochte leads, beheren van professionele profielen en behandelen van kwaliteitsclaims berust doorgaans op artikel 6(1)(b): uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen op verzoek.

Verwerking voor Belgische of Europese fiscale, btw-, boekhoudkundige, antifraude-, regelgevende of andere wettelijke verplichtingen berust op artikel 6(1)(c). Voor gerechtvaardigde belangen, zoals beveiliging, fraudepreventie, auditregistraties, voorkoming van dubbele of frauduleuze aanvragen, juridische verdediging, verificatie, claimonderzoek, moderatie en bescherming van de marktplaats, kan artikel 6(1)(f) gelden voor zover belangen of grondrechten van de betrokkene niet zwaarder wegen.

Wanneer PlanEvents toestemming gebruikt, bijvoorbeeld voor optionele direct marketing of toekomstige niet-essentiële tracking, geldt artikel 6(1)(a). Toestemming is geen voorwaarde voor objectief noodzakelijke kernverwerking en kan te allen tijde worden ingetrokken zonder afbreuk aan eerdere rechtmatige verwerking, overeenkomstig artikel 7. (EUR-Lex)

6. Gegevens van Klantaccounts

Klanten moeten een account maken voordat zij een aanvraag indienen. PlanEvents kan naam, e-mail, beveiligde wachtwoordgegevens, bevestiging van de leeftijdseis, aanvaarding van toepasselijke voorwaarden en privacykennisgevingen, marketing- en taalvoorkeur, registratietijdstippen, accountstatus en gerelateerde authenticatiegegevens verwerken.

Wachtwoorden worden via de authenticatie-infrastructuur verwerkt en zijn niet beschikbaar voor Professionals. Van de authenticatieleverancier kan PlanEvents metadata ontvangen, zoals inlogmomenten, authenticatiegebeurtenissen, IP-adressen, User-Agent- of browserinformatie en verzoekmetadata. Deze gegevens dienen voor accountaanmaak, authenticatie, beveiliging, fraudepreventie, accountbeheer en levering van de Dienst.

7. Gegevens van evenementaanvragen

Bij een aanvraag kan PlanEvents de naam, e-mail, telefoon, onderneming of organisatie, het evenementtype en privé- of beroepsmatige karakter, datum of periode, flexibiliteit, begin- en eindtijd, stad, gewest, postcode, land, verwacht aantal gasten, contacttalen en -methode, dienstcategorieën en subcategorieën, beschrijving, titel, bevestigingsnummer, indieningstaal, aanmaak- en wijzigingstijdstippen en status verwerken.

Ook geografische gegevens die uit de locatie zijn afgeleid of ermee samenhangen kunnen voor matching worden verwerkt. Opgeslagen lengte- en breedtegraden worden bij een normale leadontgrendeling niet aan Professionals verstrekt.

Klanten mogen geen onnodige persoonsgegevens, contactgegevens, medische, religieuze of andere gevoelige informatie in vrije tekst invoeren. Technische waarschuwingen en automatische filtering beperken het risico op voortijdige bekendmaking, maar garanderen niet dat context de Klant, het evenement, een locatie, organisatie of andere persoon nooit identificeerbaar maakt.

8. Verstrekking van aanvragen aan Professionals

PlanEvents beheert een marktplaats waar goedgekeurde Professionals toegang kunnen krijgen tot relevante kansen. Vóór aankoop kan alleen een Professional wiens diensten en geografische dekking aan de regels voldoen de betreffende preview bekijken.

De preview kan het privé- of beroepsmatige karakter, type, vaste datum, periode of flexibiliteit, stad en gewest, gastenbereik, contacttalen, overeenkomende categorieën, diensttijden, relevante antwoorden, extra vereisten en beschrijving bevatten. Volledige naam, onderneming, e-mail, telefoon, postcode, voorkeurscontactmethode en opgeslagen coördinaten verschijnen vóór aankoop niet als gestructureerde velden.

PlanEvents probeert in vrije tekst automatisch e-mails, websites, telefoonachtige reeksen, de volledige naam, onderneming en postcode te verwijderen. Dit biedt geen garantie: een bijzondere locatie, context, socialemedia-id of andere informatie kan een persoon of evenement alsnog identificeren.

Na een geslaagde aankoop ontvangt de Professional de informatie die nodig is om contact op te nemen en de kans te beoordelen: naam, eventuele onderneming, e-mail, telefoon, contactmethode en -talen, postcode en land, stad en gewest, volledige onbewerkte beschrijving, volledige relevante antwoorden en vereisten, titel, bevestigingsnummer, taal en status. Wachtwoorden, authenticatiegegevens, marketingvoorkeuren, interne account-id en opgeslagen coördinaten worden niet verstrekt.

Dienstspecifieke informatie wordt alleen verstrekt voor categorieën die de Professional aanbiedt. Een aanvraag kan aan meerdere geschikte Professionals worden getoond; per gevraagde dienst kunnen maximaal vijf geverifieerde Professionals de evenement- en contactinformatie ontvangen als zij toegang kopen. Elke dienst sluit afzonderlijk bij capaciteit of wanneer de Klant nieuwe Professionals stopt; voltooide aankopen behouden toegang.

Vóór indiening ziet de Klant het verschil tussen de geredigeerde preview en gegevens na aankoop en erkent die dat geschikte Professionals informatie kunnen ontvangen en contact kunnen opnemen. De geaccepteerde versie van de privacykennisgeving en marktplaatsmededeling en het tijdstip worden als verantwoordings- en bewijsstuk vastgelegd.

9. Geautomatiseerde, regelgebaseerde marktplaatsmatching

PlanEvents gebruikt geautomatiseerde regels om te bepalen welke goedgekeurde Professionals een kans mogen zien, erover worden geïnformeerd en deze mogen kopen. Daarbij kunnen aangeboden en gevraagde categorieën, Belgisch gewest, gedekte gewesten, bedrijfsbasis, reisafstand, geografische relatie tussen evenement en bedrijf, actieve en niet-verlopen status, resterende ontgrendelcapaciteit en toegang tot een eigen aanvraag worden meegewogen.

Matching vereist geschiktheid naar dienstcategorie, gekozen Belgisch gewest en toepasselijke reisafstand. Ontbrekende coördinaten worden niet gebruikt om de toegang te verruimen.

Het mechanisme is deterministisch en regelgebaseerd en gebruikt momenteel geen AI, gedragsprofilering, voorspellende score of compatibiliteitsscore. Het beoordeelt geen verwachte kwaliteit, conversiekans, betrouwbaarheid, prijsconcurrentie of persoonlijke kenmerken en kiest geen winnaar. Professionals beslissen zelf over aankoop en de Klant blijft vrij om te contacteren, aanvaarden, weigeren of contracteren.

PlanEvents beschouwt dit momenteel niet als uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen in de zin van artikel 22. Dit wordt herzien als scoring, rangschikking, aanbevelingen, risicoclassificatie, automatische schorsing of vergelijkbare verwerking wordt ingevoerd. Een Professional die meent dat de geschiktheid fout is bepaald, kan om herziening vragen.

10. Registratie en bedrijfsverificatie van Professionals

Professionals moeten zich registreren en laten verifiëren. Bij registratie kan PlanEvents naam, e-mail, beveiligd wachtwoord, meerderjarigheids- en vertegenwoordigingsbevestiging, aanvaarding van Voorwaarden en Privacybeleid en optionele marketingtoestemming verwerken.

Na e-mailverificatie kunnen worden gevraagd: wettelijke en optionele handelsnaam, contactpersoon en functie, telefoon, optionele website, Belgisch vestigingsadres, Belgisch btw-nummer, diensten en extra beschrijvingen, vereiste registratie- of vergunningnummers, bedrijfsbasis, reisafstand, gedekte Belgische gewesten, optionele voorstelling en verklaring van juistheid en naleving.

Btw- en bedrijfsgegevens van Belgische Professionals worden gecontroleerd aan de hand van KBO/BCE-gegevens. VIES kan waar toepasselijk worden gebruikt voor btw-nummers uit andere landen van de Europese Unie. Een beheerder kan de gegevens ook handmatig controleren. Ze worden gebruikt voor geschiktheid, bescherming van gebruikers, voorkoming van identiteitsmisbruik en fraude, naleving van commerciële vereisten en integriteit van het Platform.

11. Betalingen en Stripe

PlanEvents kan de Professional- en aanvraag-id's, factureringsstatus en maandlimiet, valuta en bedragen, facturatie-identiteit en -adres, merk, laatste vier cijfers en vervaldatum van de opgeslagen kaart, Stripe Customer-, Setup Session-, Payment Method- en Payment Intent-id's, PlanEvents-factuur-id en -nummer, Peppol-status, betaaltijdstip, kredieten en bijbehorende boekhoud- of auditgegevens verwerken en bewaren.

Volledige kaartnummers, verificatiewaarden en andere volledige kaartgegevens worden niet door PlanEvents ontvangen of opgeslagen maar in Stripe ingevoerd en verwerkt. Stripe verwerkt volgens zijn eigen contractuele en privacykader en kan afhankelijk van activiteit en rechtsverhouding als zelfstandige verantwoordelijke of verwerker optreden.

Betaalgegevens worden verwerkt voor uitvoering van de koopovereenkomst (artikel 6(1)(b)), wettelijke en fiscale verplichtingen (6(1)(c)) en fraudepreventie of verdediging van rechten (6(1)(f)).

12. Kredieten en kwaliteitsclaims

Bij een kwaliteitsclaim over een gekochte lead verwerkt PlanEvents wat nodig is: reden, schriftelijke toelichting, bewijsomschrijving, extra informatie, status, aanvraag- en aankoopreferenties, bedragen, tijdstippen, beheerdersnotities, beslissingen, geschiedenis, kredietherstel en risico- of fraude-indicatoren.

Een Professional kan afbeeldingen uploaden, zoals meldingen van onbestelbare e-mail, ongeldige nummers, oproeplogboeken, WhatsApp- of sms-fouten, annuleringen, dubbel bewijs, autorisatiebewijs, voor-en-na-informatie en ander relevant materiaal. Afbeeldingen kunnen technisch worden verkleind of geconverteerd; het resultaat en metadata als oorspronkelijke bestandsnaam, afmetingen, grootte en opslagpad kunnen worden bewaard.

Bevoegd personeel beoordeelt claims handmatig. Wanneer redelijkerwijs nodig voor verificatie, fraudepreventie, geschiloplossing of vaststelling van omstandigheden kan PlanEvents de Klant contacteren, de kern van de bewering uitleggen of beperkt bewijs tonen en het antwoord vastleggen. Niet-relevant bewijs of persoonsgegevens worden niet bewust verstrekt.

Bewijs wordt privé opgeslagen. Toegang is beperkt tot de indienende Professional en bevoegde beheerders via toegangscontrole en zo nodig kortlevende ondertekende toegang.

13. Verwijzings- en promotieprogramma’s

Wanneer een Professional deelneemt aan een verwijzings- of promotieprogramma van PlanEvents, kan PlanEvents informatie verwerken met betrekking tot de verwijzing en de daaruit voortvloeiende Promotionele Credits, waaronder de verwijzings- of partnercode, de accountidentifier van de verwijzende Professional, de accountidentifier van de verwezen Professional, de status van de verwijzing, registratie- en goedkeuringsstatus, toegekende Promotionele Credits, relevante tijdstippen en informatie die redelijkerwijs noodzakelijk is om dubbele, frauduleuze of abusieve deelname te identificeren.

Deze informatie wordt verwerkt voor het beheer en de uitvoering van het toepasselijke programma, het beheer van Professional-accounts en Credits, de voorkoming en opsporing van fraude of misbruik, de handhaving van de toepasselijke Voorwaarden en de instelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

PlanEvents vereist niet dat een verwijzende Professional de persoonlijke contactgegevens van een andere Professional aan PlanEvents verstrekt om een partnercode te gebruiken. Een Professional kan zijn eigen partnercode zelfstandig delen met een andere professional, die vervolgens zelf beslist of hij of zij zich bij PlanEvents wil registreren.

Gegevens over verwijzings- en promotieprogramma’s worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor het beheer van het programma, het bijhouden van relevante account- en transactiegeschiedenis, het voorkomen van fraude en misbruik, het naleven van toepasselijke wettelijke verplichtingen en het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen, overeenkomstig de bewaarbeginselen die in dit Privacybeleid zijn beschreven.

14. Bijzondere categorieën en gevoelige informatie

PlanEvents vraagt momenteel geen gedetailleerde gezondheidsinformatie in het normale aanvraagproces. Vereisten kunnen wel indirect gevoelige omstandigheden onthullen en gebruikers kunnen vrijwillig gezondheids-, religieuze, toegankelijkheids- of andere gevoelige gegevens in vrije tekst of bewijs plaatsen zonder dat PlanEvents daarom vroeg.

Artikel 9 AVG stelt aanvullende beperkingen. Gebruikers wordt gevraagd bijzondere gegevens alleen te verstrekken als dit echt nodig is voor de aanvraag, juridische of kwaliteitsclaim of een ander specifiek doel. Incidenteel of vrijwillig verstrekte gegevens worden alleen toegankelijk en verder verwerkt voor zover noodzakelijk en rechtmatig, met de vereiste waarborgen.

Vóór toekomstige systematische verwerking van zulke gegevens beoordeelt en documenteert PlanEvents de toepasselijke voorwaarde van artikel 9(2).

15. Marketingcommunicatie

Marketing is optioneel. Bij toestemming legt PlanEvents de toestemming, tekstversie en het tijdstip vast. Intrekking kan altijd via beschikbare voorkeuren of door contact op te nemen.

Intrekking heeft geen invloed op operationele, transactionele, contractuele, beveiligings- of wettelijk vereiste communicatie. Bewijs van toestemming en intrekking kan worden bewaard om artikel 7 na te leven en toekomstige bezwaren of afmeldingen te respecteren.

PlanEvents gebruikt e-mailadressen momenteel niet voor advertentiedoelgroepen of gedragsreclame. Vóór invoering van doelgroepmatching, gepersonaliseerde advertenties of vergelijkbare verwerking worden dit Privacybeleid, zo nodig het Cookiebeleid en het toestemmingsmechanisme bijgewerkt.

16. Cookies en vergelijkbare technologieën

PlanEvents kan strikt noodzakelijke mechanismen gebruiken voor authenticatie, beveiliging, sessies, taalvoorkeur en werking. Met voorafgaande toestemming gebruikt PlanEvents Google Analytics 4 en meetdiensten van Vercel voor geaggregeerde meting van gebruik, navigatie, technische prestaties en vooraf bepaalde marktplaatsgebeurtenissen. Deze technologieën blijven uitgeschakeld vóór toestemming en na weigering.

De analyse-implementatie stuurt geen namen, e-mailadressen, telefoonnummers, volledige postadressen, btw-nummers, contactpersonen, contactgegevens bij aanvragen, vrije tekst of claimbewijs. Google Signals, advertentiepersonalisatie en verzameling van door gebruikers verstrekte gegevens door Google zijn uitgeschakeld. Meer informatie staat in het afzonderlijke Cookiebeleid.

17. Authenticatie, technische informatie en beveiligingslogs

PlanEvents en infrastructuurleveranciers verwerken technische gegevens voor authenticatie, beveiliging, fraude- en misbruikpreventie, debugging, beschikbaarheid en operationele bewaking. Dit kan IP-adres, browser of User-Agent, verzoek- en authenticatietijdstippen, inlog- en mislukte pogingen, route, HTTP-status, verzoek-id, beveiligingsgebeurtenissen, fouten en door verwerkers gegenereerde runtime- of authenticatielogs omvatten.

Van IP afgeleide gehashte ids worden gebruikt voor kortdurende snelheidsbeperking, normaal ongeveer tien minuten, niet voor een blijvende apparaatvingerafdruk. Bij Cloudflare Turnstile of vergelijkbare bescherming kunnen technische gegevens waaronder IP voor beveiliging en misbruikpreventie naar die leverancier gaan.

Supabase en Vercel kunnen authenticatie-, database-, toegangs-, infrastructuur- en runtimelogs genereren met IP, User-Agent, tijdstippen en metadata. PlanEvents bewaart ook operationele auditinformatie over registraties, aanvragen, professionele verificatie, moderatie, beroep, kwaliteitsclaims, beheerdersbeslissingen en andere belangrijke acties.

18. E-mailcommunicatie

Transactionele en operationele e-mails kunnen via Resend worden verzonden. PlanEvents kan ontvangersadres, berichttype, afleverstatus, tijdstip, relevante evenement- of account-id en technische gegevens voor verzending en bewaking verwerken.

Dit omvat mogelijk accountverificatie, evenement- en marktplaatsmeldingen, beveiligingscommunicatie, claiminformatie en andere berichten die nodig zijn om de Dienst te leveren.

19. Hosting-, database- en opslaginfrastructuur

PlanEvents gebruikt derde partijen: Supabase voor database, authenticatie en opslag; Vercel voor hosting en runtime; Stripe voor betalingen; Resend voor e-mail; en mogelijk Cloudflare Turnstile voor bot- en misbruikpreventie.

Afhankelijk van dienst en contract kunnen zij gegevens namens PlanEvents of als afzonderlijke verantwoordelijke verwerken. Als verwerker gelden overeenkomsten die aan artikel 28 moeten voldoen. PlanEvents houdt interne registers bij van activiteiten en verwerkers en herziet de regelingen bij wijzigingen.

20. Internationale doorgiften

Sommige leveranciers kunnen buiten België of de Europese Economische Ruimte werken, opslaan of subverwerkers inzetten. Voor doorgiften naar derde landen of internationale organisaties gelden de eisen van hoofdstuk V AVG.

Doorgiften kunnen berusten op een adequaatheidsbesluit (artikel 45) of passende waarborgen (artikel 46), waaronder standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Waar vereist beoordelen PlanEvents of de leverancier aanvullende technische, contractuele of organisatorische waarborgen. Afwijkingen van artikel 49 zijn niet bedoeld als routinevervanging voor artikelen 45 en 46.

21. Bewaartermijnen

PlanEvents hanteert termijnen per categorie volgens artikel 5(1)(e). Langer bewaren kan nodig zijn voor wettelijke verplichtingen, instelling, uitoefening of verdediging van rechten, fraudeonderzoek, antwoorden aan toezichthouders, bewijs onder een legal hold of een actief geschil.

Niet-voltooide claimuploads worden na 24 uur verwijderd. Bewijs bij opgeloste kwaliteitsclaims wordt twee jaar na definitieve oplossing bewaard, behoudens legal hold of geschil. Persoonsgegevens in gesloten of verlopen aanvragen worden twee jaar later geanonimiseerd, behoudens een open claim of andere rechtsgrond. Beveiligings- en misbruiklogs worden één jaar bewaard; transactionele e-mail 90 dagen; meldingen in de app, verwerkte Stripe-webhooks en gewone operationele audits twee jaar, tenzij een andere categorie geldt.

Bewijs van privacy- en voorwaardenaanvaarding, marktplaatsmededelingen en marketingtoestemming of -intrekking wordt zes jaar bewaard, tenzij langer nodig. AVG-verzoekdossiers worden zes jaar na afronding bewaard.

Boekhoudkundige, btw-, factuur- en wettelijk vereiste betaalgegevens worden bewaard volgens Belgisch fiscaal en boekhoudrecht. Belgische btw-regels vereisen doorgaans tien jaar voor facturen, boeken en bewijsstukken. Wettelijk vereiste informatie wordt niet verwijderd alleen omdat andere gebruikersgegevens verdwijnen; overige persoonsgegevens kunnen passend worden verwijderd of geanonimiseerd. (FOD Financiën)

Beheerde back-ups hebben een maximale beoogde levenscyclus van 90 dagen en verouderen volgens die cyclus, niet via de gewone databaseverwijdering.

22. Accountsluiting, wissing en anonimisering

Een verzoek om wissing vereist niet noodzakelijk dat elk accountgerelateerd document wordt verwijderd. Artikel 17 geeft een recht op wissing in de daarin bepaalde situaties en met wettelijke uitzonderingen.

Bij een geldig ingewilligd verzoek kan PlanEvents niet langer noodzakelijke gegevens wissen of anonimiseren. Gegevens kunnen worden behouden voor een wettelijke verplichting, juridische verdediging, fraudepreventie, geschilonderzoek of een andere AVG-grond.

De techniek laat toe identificerende accountgegevens te verwijderen of anonimiseren terwijl gerechtvaardigde boekhoud-, betaal- of geschilstukken behouden blijven. Geanonimiseerde gegevens waarmee een persoon redelijkerwijs niet meer identificeerbaar is, zijn geen persoonsgegevens onder de AVG.

23. Rechten van betrokkenen

Onder de voorwaarden en uitzonderingen van AVG en Belgisch recht kunnen betrokkenen de rechten van artikelen 15 tot 22 uitoefenen: bevestiging en inzage (15), rectificatie en aanvulling (16), wissing als voorwaarden zijn vervuld (17), beperking (18), en bij geautomatiseerde verwerking op toestemming of overeenkomst ontvangst van verstrekte gegevens in een gestructureerd, gangbaar, machineleesbaar formaat en zo mogelijk doorgifte aan een andere verantwoordelijke (20).

Artikel 21 geeft onder de bepaalde omstandigheden recht van bezwaar tegen verwerking op gerechtvaardigde belangen en te allen tijde tegen direct marketing. Toestemming kan volgens artikel 7 altijd worden ingetrokken.

Verzoeken kunnen zonder selfservice-interface naar support@planevents.eu. PlanEvents kan de identiteit redelijkerwijs verifiëren voordat gegevens worden verstrekt, gecorrigeerd, verwijderd of geëxporteerd. Een uitsluitend voor beheerders toegankelijk AVG-register bevat verzoek, verificatie, handelingen en uitkomst. PlanEvents kan een gestructureerde export geven, gegevens corrigeren, beperken of anonimiseren en afronding of afwijzing vastleggen.

Volgens artikel 12 antwoordt PlanEvents zonder onredelijke vertraging en in beginsel binnen één maand. Die termijn kan bij complexiteit of aantal verzoeken met twee maanden worden verlengd, mits de betrokkene binnen de eerste maand over verlenging en redenen wordt geïnformeerd. (EUR-Lex)

24. Recht om een klacht in te dienen

Volgens artikel 77 AVG kan een betrokkene een klacht indienen bij een bevoegde toezichthouder als die meent dat de verwerking inbreuk maakt op de AVG.

Voor PlanEvents is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, ook Autorité de protection des données genoemd. Dit doet geen afbreuk aan andere administratieve of gerechtelijke beroepsmogelijkheden onder artikelen 78 en 79. (Gegevensbeschermingsautoriteit)

25. Beveiliging van persoonsgegevens

PlanEvents neemt passende technische en organisatorische maatregelen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, verstrekking of toegang volgens artikel 32.

Maatregelen kunnen bestaan uit geauthenticeerde en rolgebaseerde toegang, row-level security, beperkte beheerdersrechten, privéopslag, tijdelijk ondertekende links, versleuteling tijdens transport, beveiligingscontroles van leveranciers, snelheidsbeperking, botbescherming, logging, minimalisatie, geredigeerde previews, bewaarbeheer en gecontroleerde anonimisering.

Geen systeem garandeert absolute veiligheid. Maatregelen zijn daarom evenredig aan aard, omvang, context en doelen van de verwerking en risico’s voor natuurlijke personen.

26. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

PlanEvents heeft procedures om incidenten te identificeren, onderzoeken en documenteren. Bij waarschijnlijk risico voor rechten en vrijheden wordt de bevoegde toezichthouder zonder onredelijke vertraging en zo mogelijk binnen 72 uur na kennisname gemeld volgens artikel 33.

Bij waarschijnlijk hoog risico worden betrokkenen geïnformeerd waar artikel 34 dat vereist. Wanneer een uitzondering onder artikel 33 of 34 geldt, worden beoordeling en beslissing gedocumenteerd. (EUR-Lex)

27. Gegevensbeschermingsregisters en verantwoordingsplicht

PlanEvents houdt interne documentatie bij om naleving van artikel 5(2) aan te tonen, waaronder verwerkingsregisters, bewaarschema’s, verwerkersdossiers, versies van kennisgevingen en toestemming, AVG-verzoeken, beveiligings- en auditregistraties en dossiers over geschillen of claims.

Waar artikel 30 dit vereist, beschrijft het register doelen, categorieën betrokkenen en gegevens, ontvangers, internationale doorgiften, termijnen en beveiligingsmaatregelen.

28. Kinderen en leeftijdsbeperkingen

PlanEvents is voor volwassenen. Klanten en Professionals moeten minstens 18 zijn; Professionals bevestigen ook dat zij de onderneming mogen vertegenwoordigen. De Dienst wordt niet bewust aan kinderen aangeboden.

Als een account in strijd hiermee is gemaakt, kan PlanEvents het beperken of sluiten en bijbehorende gegevens volgens toepasselijk recht verwerken.

29. Links en diensten van derden

Het Platform kan links naar websites, diensten of bronnen van derden bevatten. PlanEvents is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van onafhankelijke derden die niet als verwerker voor PlanEvents optreden. Gebruikers moeten hun privacyinformatie lezen voordat zij persoonsgegevens verstrekken.

30. Analyse-, advertentie- en AI-functionaliteit

Met voorafgaande toestemming gebruikt PlanEvents Google Analytics 4 en meetdiensten van Vercel voor geaggregeerde platformanalyse. PlanEvents gebruikt deze niet voor gedragsreclame, cross-site tracking of remarketing en gebruikt geen Meta Pixel. Persoonsgegevens worden momenteel niet naar OpenAI, Anthropic, Google AI of een andere AI-leverancier gestuurd voor verwerking van aanvragen, marktplaatsmatching of selectie van Professionals.

Vóór invoering van analyse, reclame, AI of andere wezenlijk nieuwe verwerking worden rechtsgrond, rollen, categorieën, bewaring, internationale doorgiften en toestemmings- of transparantievereisten beoordeeld. Dit Privacybeleid en zo nodig het Cookiebeleid of toestemmingsmechanisme worden bijgewerkt.

31. Wijzigingen van dit Privacybeleid

PlanEvents kan dit beleid aanpassen aan veranderingen in het Platform, verwerkingen, leveranciers, infrastructuur, wettelijke eisen of toezichtrichtsnoeren. De datum van de huidige versie staat bovenaan.

Als een wijziging de verwerking wezenlijk beïnvloedt of de wet kennisgeving vereist, verstrekt PlanEvents passende informatie vóór inwerkingtreding. Een beleidswijziging creëert niet met terugwerkende kracht toestemming voor wezenlijk andere verwerking. Toepasselijke versies van privacy- en marktplaatserkenningen worden voor verantwoording geregistreerd.

32. Contact

Vragen over dit Privacybeleid, verwerking van persoonsgegevens of de uitoefening van AVG-rechten kunnen worden gericht aan: BrandLabel Agency PlanEvents Rue de la Marjolaine 1120 Brussel België Btw: BE1040366570 E-mail: support@planevents.eu