Wanneer het gesprek een tekening wordt: live tekenen op evenementen
Een wand vol tekeningen kan een verslag worden dat je later weer wilt bekijken. Ontdek wat graphic recording vastlegt, welke plek het krijgt en hoe je het na het evenement gebruikt.
Een vraag wordt een tekstballon. Twee tegengestelde ideeën krijgen elk een kant van het papier. Een rode draad door verschillende lezingen wordt een lijn die ze verbindt. Met graphic recording krijgt een gesprek geleidelijk een zichtbare vorm.
Het IFVP Institute omschrijft de werkwijze als luisteren, ideeën samenbrengen en ze in woorden en beelden vastleggen terwijl het gesprek plaatsvindt. Het maakt ook onderscheid met grafische facilitatie, waarbij de professional de groep mee naar een doel begeleidt. Bepaal welke rol je nodig hebt: het gesprek tekenen en het gesprek begeleiden zijn verschillende opdrachten.
Voor een congres, verenigingsbijeenkomst of teamworkshop gaat het om meer dan een illustrator in de zaal. Wat moeten mensen in het uiteindelijke beeld kunnen terugvinden dat anders tussen hun aantekeningen verloren kan gaan?
Een selectief verslag, ook voor een open vraag
Begin bij wat aandacht verdient. Een panel kan verschillende standpunten over dezelfde vraag bijeenbrengen. Een workshop kan obstakels zichtbaar maken die deelnemers nog niet met elkaar hadden verbonden. Een jubileumbijeenkomst kan verhalen uit verschillende delen van een organisatie samenbrengen. Dat zijn mogelijke doelen, geen belofte dat een tekening voor overeenstemming zorgt.
Vraag de professional hoe die een voorstel van een besluit onderscheidt, of een open vraag van een conclusie. Het visuele verslag mag een levendige discussie niet als schijnbare eensgezindheid weergeven. Het blijft een samenvatting: houd formele notulen of andere vereiste verslagen apart bij.
De visuele notities hier zijn tekeningen van Giulia Forsythe die in 2018 zijn gepubliceerd, naar aanleiding van twee lezingen: de keynote “Open as in Dangerous” van Chris Bourg en het panel op de Creative Commons Summit, en Joe Kims lezing over duurzaam leren. Grote koppen, kleine schetsen en verbindingslijnen geven verschillende ideeën een plek in elke compositie. Het zijn historische voorbeelden van visueel notuleren, geen foto’s van een huidig PlanEvents-evenement.
Die visuele hiërarchie is een goed gespreksonderwerp bij het bekijken van portfolio’s. Vind je snel het hoofdonderwerp? Zie je verbanden tussen ideeën? Biedt het beeld ook houvast als je niet elke zin hebt gehoord? Kies een aanpak die past bij het gesprek dat je organiseert, naast een stijl die je aanspreekt.
Papier om bij samen te komen, of een beeld op een scherm?
Een fysieke tekening geeft mensen iets om tijdens de pauze naartoe te gaan. Een digitale tekening kan op schermen verschijnen, afhankelijk van de afgesproken technische opstelling. De Zweedse professional Nikki Schmidt licht deze verschillende werkvormen toe; geen van beide is vanzelf de beste keuze.
Denk aan het moment waarop mensen werkelijk kijken. Laat bij papier genoeg ruimte om dichterbij te komen zonder een doorgang te blokkeren. Controleer bij een scherm vanuit de publieksplaatsen of het getoonde detail leesbaar is. Een tekening van een hele dag op een klein scherm werkt misschien beter als enkele uitvergrote delen dan als één dichtgevuld beeld.
Geef de tekenaar het programma, de vaktermen en de benodigde namen. Bespreek bij een internationaal evenement zowel de gesproken talen als de taal van het uiteindelijke verslag. Beelden nemen niet elke taalbarrière weg. De Berlijnse aanbieder BUSINESS as VISUAL neemt talen, plaatsing en later gebruik mee in de voorbereiding.
Bespreek die keuzes met je team voor evenementenorganisatie. Wie een geschreven samenvatting of een ander toegankelijk formaat nodig heeft, moet een alternatief krijgen voor het lezen van de tekening. Het beeld kan die voorzieningen aanvullen, maar vervangt ze niet.
Geef de tekening een vervolg
Kies het volgende gebruik voordat je de opdracht geeft. Een opvolgmail kan het volledige beeld combineren met een korte geschreven toelichting op de hoofdthema’s. Een latere workshop kan terugkomen op een open vraag uit de tekening. Een interne tentoonstelling kan collega’s laten kennismaken met een gesprek dat zij hebben gemist. Het zijn suggesties om met de professional uit te werken, geen rechten of leveringen die je zonder afspraak mag verwachten.
Bespreek de bestanden, resolutie, naamsvermelding, toegestaan gebruik en eventuele vertalingen of aanpassingen. Bepaal ook hoe namen, cijfers en gevoelige informatie worden nagekeken voordat het beeld wordt verspreid. Vertel deelnemers wat wordt vastgelegd en waar het gedeeld kan worden: een verslag van een besloten workshop vraagt een andere aanpak dan een openbare socialmediapost.
Maak in het programma ruimte om het resultaat te bekijken. Een goede slotvraag kan het beeld een doel geven dat verder gaat dan een foto aan het einde van de dag: “Waarop zou je in deze tekening willen terugkomen?”
